Carta para solicitar préstamo de instalaciones

Los eventos sociales por lo general requieren de un espacio lo suficientemente grande como para albergar a una gran cantidad de personas. Estos eventos pueden ser actividades escolares, reuniones empresariales o reuniones comunitarias. Por ello es normal que la persona encargada de organizar el evento se vea en la obligación de redactar una carta para solicitar préstamo de instalaciones.

Al solicitar de manera formal el préstamo de una instalación, la persona se compromete a cuidar el local durante el evento y entregarlo nuevamente en perfectas condiciones. Así que, si necesitas solicitar el préstamo de una instalación para llevar a cabo algún evento de tipo social, hoy te explicaremos.

¿Para qué sirve una carta para solicitar préstamo de instalaciones?

Esta carta tal y como su nombre lo indica, se redacta y entrega al momento de solicitar el préstamo de una instalación. Normalmente durante un breve período de tiempo para realizar algún tipo de evento social.

La carta es un documento formal donde se escribe al dueño del local explicando los motivos que llevan al solicitante a pedir prestada una instalación. Especificando además el tiempo que se necesitará la instalación para el evento y asumiendo el compromiso de entregar la instalación de vuelta en la fecha correspondiente y en perfectas condiciones.

La carta ayuda a que ambas partes estén al tanto del evento. Así como a evitar malentendidos entre el solicitante y el dueño, logrando que el evento social a realizarse sea llevado a cabo con éxito.

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Partes y estructura de una carta para solicitar préstamo de instalaciones

Aunque la carta para solicitar préstamo de instalaciones no es un documento legal que vincule a alguna de las partes. Debe ser redactada de manera formal. Ya que esto le brinda mayor credibilidad al solicitante.

Para elaborar una carta para solicitar el préstamo de una instalación para un evento, es recomendable que cuente con las siguientes partes y estructura:

Encabezado

Toda carta debe estar escrita con una estructura formal, la carta de solicitud de préstamo de instalaciones no es la excepción. Por ello cuenta con un encabezado conformado por:

  • Lugar y fecha: se debe colocar en la primera línea de la carta el lugar desde donde se redacta. Es decir, la ciudad en la que se encuentra el solicitante, seguido por la fecha que sería el día, el mes y el año en curso.
  • Destinatario: se coloca un saludo cordial con el nombre del destinatario, que en este caso es el dueño de las instalaciones que se piden prestadas. Por ejemplo “Estimado señor Sánchez”.

Cuerpo

En el cuerpo de la carta es donde se coloca toda la información que el remitente debe conocer sobre el evento social para poder decidir si accede o no a prestar las instalaciones. En el cuerpo deberás colocar los siguientes datos:

  • Nombre y apellido del solicitante: incluye tu nombre completo, seguido de tu número de identificación nacional o cédula de identidad.
  • Tipo de actividad: explica de manera clara el tipo de evento que se llevará a cabo y por el cual solicitas el préstamo de la instalación.
  • Fecha del evento: coloca la fecha en que inicia y culmina el evento para que el remitente pueda consultar si la instalación no estará ocupada por alguien más en ese momento
  • Compromiso de seguridad y limpieza: asegúrate de explicar que las instalaciones se mantendrán seguras y limpiar durante el evento y estarán en buenas condiciones al finalizar el mismo.
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Cierre

Una vez que quedan claros todos los puntos anteriores, deberás darle cierre a la carta, el mismo está conformado por:

  • Despedida: realiza una despedida formal y cordial.
  • Nombre y firma del solicitante: una vez más coloca tu nombre completo y tu firma a mano.

Una carta de solicitud de préstamo de instalaciones bien redactada aumentará las probabilidades de que el dueño acepte prestarlas sin inconvenientes.

Ejemplo

Estimado/a [Nombre del destinatario],

Me dirijo a usted como organizador/a del evento [nombre del evento], para solicitarle en calidad de préstamo [mencionar las instalaciones] para llevar a cabo nuestras actividades el día [detallar la fecha y la hora de inicio y fin] , ya que se necesita un espacio apropiado y ese lugar es perfecto.

Adicionalmente a eso, nos comprometemos a ser responsables del mantenimiento y la limpieza del lugar, cumpliendo además con todas las reglas del lugar.

Le agradecemos de antemano la ayuda que pueda darnos y quedamos a la espera de su respuesta.

Atentamente,

[Nombre del remitente]