Carta de Reclamación – Modelos y Formatos en Word y PDF

Lo que conocemos como carta de reclamación es un formato enviado a una empresa u organización, cuya finalidad es realizar un reclamo formal por un mal funcionamiento en el servicio contratado o presentar una queja sobre una infracción que provocó la insuficiencia de fondos. 

Al redactar este modelo de documento, es necesario comentar directamente los temas por los cuales queremos quejarnos. Esto es expresar nuestra ansiedad y buscar una solución rápida que pueda compensar esta situación. 

Debemos ser firmes al expresar la ira, pero no debemos dejarnos llevar por la pasión o buscar un alivio rápido, porque podemos lograr el resultado contrario. No importa lo enojados y malhumorados que estemos, lo mejor es tratar este tema con el mayor respeto, es como si fuéramos la tercera persona que no está involucrada en el caso. 

Existen innumerables reclamaciones, la plantilla más habitual es la reclamación contra empresas telefónicas (fijas o móviles) o empresas que ofrecen Internet. Estas empresas tienen mala reputación y los hábitos facilitan mucho la entrada, pero hay muchos problemas a la salida, lo cual es un hábito feo, por lo que es fácil que la gente las contrate, pero es difícil darse de baja.

Para escribir un ejemplo de reclamo, primero debemos ordenar nuestras ideas. Este tipo de comunicación debe ser clara. Deben evitar en todo momento prólogo y explicaciones innecesarias, e ir directamente a la declaración del motivo de la protección. 

Una vez que no se cumplen nuestras expectativas, no tenemos otra opción, si no queremos irnos, además de presentar una queja por escrito a través de un formulario de reclamación, aparecerán nuestras quejas a los servicios que creemos no se han recibido.

Descargar formato de carta de reclamación en Word, PDF o Excel gratis

Muchas veces hacer una carta de reclamación nos calienta la cabeza por el mal humor que nos pueda generar no contar a tiempo con los servicios que hemos contratado de terceros, ya sea a un banco o un seguro contra accidentes y este modelo de carta es el primer paso para exigir nuestro derecho.

Te presentamos totalmente gratis un formato que podrás descargar tanto en Word como también en PDF, según tus necesidades. Así, no tendrás mayores inconvenientes al intentar redactar una plantilla similar por tu cuenta. Puedes copiar nuestra propuesta en un Excel, si lo deseas, y solo cambiar datos básicos siempre que quieras; pero reiteramos que lo más interesante es que no debes gastar ni un céntimo, pues, son completamente gratis 

Partes y estructura de un modelo de carta de reclamación

Aunque pocas personas deciden escribir una carta de reclamación, cosa que llama la atención en relación con su semejanza con la carta de despido, es porque muchas veces son inútiles, se les debe ofrecer un precio justo, especialmente para los empleadores, porque esta es la principal fuente de comprensión del fracaso de cualquier servicio.

Por eso, muchos centros siempre presentan quejas. Pero, sin duda, les hacemos un favor al expresar nuestras quejas y podemos mejorar la calidad en el futuro. A continuación, te presentamos las partes imprescindibles a la hora de elaborar un ejemplo de carta de reclamo:

Datos del reclamante

Esta primera sección debe contener el nombre, cédula, dirección y número de contacto de quien hace el reclamo o se queja por la deficiencia en ciertos servicios. Estos datos son muy importantes a la hora que la empresa quiera emitir una disculpa o dar solución a tus problemas.

Datos de la empresa

Si conoces a la persona con la que quieres contactar debes usar el nombre y apellido para identificarla; si no conoces el departamento con el que te contactaras generalmente se dedican las líneas de la carta al servicio al cliente. Puede que en manos de ellos no esté la respuesta, pero sin duda son el canal informativo.

Cuerpo de la carta

Ampliar el hecho o motivo de la denuncia. Aquí debe especificar qué sucedió y que se espera para considerarlo resuelto. Entre las principales sugerencias para redactar una carta de queja, lo más importante es que aunque estés muy insatisfecho, debes tratar al destinatario correctamente y con respeto.

Solicitud

Es justo en este párrafo dónde debes concentrar toda tu energía, siempre con respeto. Deberás proponer soluciones reales a tu inconformidad y un tiempo clave que consideres deba estar resuelto. Sé claro en tu petición, no exijas más de lo que la empresa haya acordado darte y deja abierta una posible interacción a futuro.

Actuación

No siempre recibimos las respuestas que queremos a la brevedad, puede que la empresa de seguro o un banco no tome muy en serio tu posición y por ende, debes dejar claro que tomarás medidas extremas en caso de no ver respuestas concretas a tu petición. Estas en todo tu derecho como consumidor de acudir a entidades superiores.

Para finalizar, solo tienes que despedirte cordialmente y firmar el formato de reclamo.

Enviar una carta reclamando tus derechos, a un banco o seguro, por ejemplo, es muy importante para que recibas lo justo por aquello que estás pagando pero que a la fecha de tu solicitud no has recibido. No son documentos legales, pero sirven de premisa para que quienes prestan un servicio conozcan sus deficiencias y trabajen en pro de mejorar.

Ejemplos y plantillas de una carta de reclamación

Trate de evitar la necesidad de escribir una carta de reclamo o tener que solicitar un formulario a la agencia. La primera forma que sugerimos es quejarse directamente, de forma verbal. Hablar tranquilamente con el encargado del local puede hacer la diferencia y arreglar la situación.

Si nada de lo anterior funciona, nuestro modelo de carta de reclamación le muestra cómo debe redactarse de la forma correcta, siempre manteniendo la compostura y el respeto hacia el otro, pero sin dejar de exigir con seriedad y firmeza aquello que creemos merecer, especialmente cuando se tratan de entidades muy rígidas como un banco o una empresa de seguros.

Un reclamo siempre será un llamado de atención para quienes son prestadores de servicios. Siempre que se use con un tono adecuado y las palabras correctas, tenemos la esperanza de lograr el cometido. Piense en lo delicado que debe ser, como si fuera relacionado con una carta de trabajo o laboral.

Consejos para rellenarla correctamente

  • En el caso de que otros se nieguen a cooperar, la forma de presentar nuestro reclamo como prueba es a través de documentos escritos. 
  • Podemos utilizar formularios de reclamo típicos emitidos por muchas agencias. 
  • Si no hay un formulario de reclamación, puede escribir una carta usted mismo y entregar dos copias a la empresa. Después de que ambos estén sellados o firmados, uno se quedará con usted y el otro con el propietario.
  • Con respecto al inconveniente, conserve la mayor cantidad de documentación posible. Facturas, recibos, copias de contratos, testimonios firmados por testigos, fotografías, etc.
  • Si el problema no se puede resolver con ninguna medida eficaz, la mejor manera es acudir a la Oficina de ayuda al consumidor. 
  • Se recomienda que pregunte lo antes posible. La ley siempre establecerá límites de tiempo y fechas límite de cumplimiento, pero generalmente no conocemos estas fechas límite y fechas límite, por lo que recomendamos tomar medidas.
  • Revise con cuidado todos los documentos que la empresa le suministre y usted tenga que hacer efectivo con su firma. 
  • Lea bien las reglas del contrato, verifique lo que dice la ley al respecto y trate de aconsejarse si ellos tienen razón o simplemente usted está demasiado enojado.
  • Si sigues teniendo dudas, lo mejor es emplear una de nuestras plantillas para Word, PDF o Excel gratis y seguir las instrucciones para llenarla correctamente.

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